Onboarding collaborateur

Selon une étude diffusée sur Linked-in [1], 4% des employés quittent leur job dès le premier jour et 22% le font après les 45 premiers jours. Ces statistiques parlent d’elles-même et en disent long sur l’importance de l’intégration des nouveaux collaborateurs dans une entreprise. Ce processus peut être résumé dans une expression clé : l’onboarding collaborateur. Cet article vous en livrera quelques bonnes pratiques et points de détails à connaître pour réussir la mise en place de son processus d’onboarding digital.

Les premiers jours d’un salarié sont des moments cruciaux qu’il faut particulièrement soigner. En effet, plus l’adaptation d’un candidat (au rythme de l’entreprise) sera rapide, plus ses performances de travail seront bonnes. Autrement dit, plus le temps d’adaptation d’un nouvel employé est long, plus il coûte à l’entreprise. 

L’onboarding collaborateur a donc pour objectif d’intégrer des nouveaux employés rapidement et naturellement. C’est même devenu une question centrale quand on connaît les cadences de recrutement dans le digital et dans le monde des startups. Voyons comment optimiser un process onboarding ?

Onboarding définition simple

L’optimisation du process RH d’onboarding suit la même logique que celui du bien-être au travail. On le retrouve dans les concepts d’expérience du candidat ou de marque employeur. il vise à faciliter la prise de poste du nouvel employé et a lui fournir toutes les clés en main pour qu’il puisse travailler rapidement. En effet, les premiers jours dans un environnement professionnel sont souvent éprouvant si rien n’est prévu pour l’accueillir. L’employé peut vite se sentir débordé, ou mal à l’aise. Il faut alors lui faciliter l’arrivée en préparant le terrain au mieux.

Les bonnes pratiques pour optimiser le process d’onboarding client

L’onboarding client est un processus  pour intégrer les nouveaux collaborateurs de la meilleure façon qui soit. Il est bon de résumer les étapes dans un document clé. De cette façon, vous n’aurez pas à réinventer la roue à chaque embauche. Voici les grandes étapes à suivre. Bien entendu, cet article n’est qu’une mise en bouche, tant le sujet est vaste.

La pré-intégration

Il est très important de planifier son recrutement le plus en avance possible pour l’accueillir le candidat dans des conditions optimales le jour J. Certaines entreprises vont encore plus loin et accueille le candidat avant leur premier jour. Voici quelques idées à appliquer

• Prendre contact avec le candidat avant son premier jour et lui fournir des indication sur le poste
• Rester en contact par mail et lui indiquer que vous êtes à sa disposition, s’il a le moindre doute
• Lui envoyer des documents clés (organigramme, trombinoscope, petit goodies…)
• L’intégrer sur des outils collaboratifs de type slack
• Préciser les protocoles en cours de l’entreprise : dressing code, comment poser des jours de congés, temps de pause…

Toutes ces idées peuvent être mise en place assez facilement et vont permettre une intégration plus simple et bienveillante. La bienveillance est ici très importante. Un employé motivé donnera le meilleur de lui-même.

N’hésitez pas à fournir des documents utile au candidat comme une checklist des choses à faire (aller voir la compta, vérifier si le bureau convient, se présenter auprès des différents services….). Vous pouvez aussi vous prévoir une petite liste de choses à faire et prévoir quelques surprises. ex : un tuteur pour l’aider dans ses premier jour, lui envoyer un kit d’intégration à domicile avec quelques goodies…

La mise en place de l’onboarding collaborateur commence avant le premier jour d’embauche Certaines entreprises comme Facebook prévoit des manuels [2] afin d’expliquer les règles et les valeurs de l’entreprise. C’est une idée très pertinente qui facilite l’intégration de nouveaux collaborateurs.

sources images : Pexels | Comment personnaliser son onboarding collaborateur ?

Le premier jour de l’embauche

L’objectif du premier jour est de faire en sorte que votre nouvel employé se sente le bienvenu et de le faire se présenter à l’ensemble du groupe. Vous pouvez le saluer à son arrivée, l’accompagner à son espace de travail, organiser une visite du département et des présentations, lui donner ses badges etc. N’hésitez pas à créer des opportunités d’interactions significatives – chacune d’elles a le potentiel de démontrer la culture de l’entreprise et développera votre marque employeur.

Assurez-vous que ces premières impressions soient mémorables ! Vous pouvez par exemple demander au personnel de sécurité de saluer le nouvel employé, ça fait toujours plaisir, surtout le premier jour !

Onboarding collaborateur : les premières semaines

Les première semaines vont permettre à l’employé de mieux connaître l’entreprise dans laquelle il a mis les pieds. Vous pouvez organiser un déjeuner avec d’autres collaborateur afin qu’il sente un peu plus entouré et que générer des discussions plus franches. Soyez sélectif quant à la composition des équipes et éviter d’amener ce collègue râleur qui passera son temps à critiquer l’organisation. À la fin de la première semaine, le responsable peut l’emmener déjeuner afin d’avoir une première discussion et un précieux retour sur comment cela s’est passé. Quels sont les points de blocages, d’améliorations etc…

Les objectifs de la première semaine sont clairs

– Que l’employé comprenne la culture d’entreprise
– Renforcer la confiance et communiquer sur les ambitions de l’employé au sein de la structure

N’oubliez pas de finir la semaine en prenant quelques minutes pour récolter l’opinion du nouveau collaborateur. Celui-ci aura probablement une tonne d’informations à assimiler et de nombreuses à questions à poser. Son feedback peut vous être très utile aussi, car ses yeux sont neufs et vous devez accepter les critiques qu’il vous fera.

Un suivi permanent (jusqu’à la période d’essai et après …)

Vous l’aurez compris, l’on-boarding collaborateur fait partie intégrante de la marque employeur et il ne peut se résumer à une poignée de main réussie le premier jour de l’embauche. Le processus est complexe et long à mettre en place. Une fois ces premières semaines passées, il faudra mettre en place des examens de routine (trimestriels) afin de poursuivre et entretenir la relation avec le collaborateur jusqu’à la période d’essai (et même après). de cette façon, vos employés resteront motivés et de belles relations professionnelles pourront se nouer.

Sources ayant permis la rédaction de et article sur l’onboarding collaborateur

[1] : https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/regional/fr_FR/site/pdf/tipsheets/onboarding-in-a-box-fr-fr.pdf
[2] : https://fr.express.live/voici-le-petit-livre-rouge-que-facebook-remet-a-chaque-employe-de-l-entreprise-exp-213699/